La posta elettronica è ormai entrata nella quotidianeità di molte aziende e di molte persone. Quel che però spesso è complesso è cercare di mettere ordine all'interno delle informazioni normalmente gestite da un programma di posta elettronica. Questo perché la corrispondenza elettronica tende ad aumentare giorno dopo giorno ed è sempre più difficile organizzare il materiale ricevuto, siano esse delle informazioni (come ad esempio contatti, appuntamenti) siano essi file sottoforma di attachment. 

Zimbra ha lo scopo di risolvere anche questo problema, con un occhio di riguardo verso l'utenza professionale. Si tratta di un progetto open source in grado di offrire una soluzione completa per un ambiente collaborativo. Ma gode di caratteristiche che lo rendono un prodotto unico. Prima di tutto sfrutta la tecnologia AJAX (Asynchronous JavaScript and XML) che consente di poter sviluppare ed accedere a vere e proprie applicazioni sviluppate sul Web disponibili da qualunque computer possieda un browser. Questo rende possibile ai propri utenti di poter utilizzare lo stesso strumento con le stesse impostazioni anche su PC diversi e che abbiano caratteristiche differenti (primo tra tutti il sistema operativo). 

Un altro punto importante è l'indicizzazione delle informazioni che vengono scambiate nelle email: raccogliendo informazioni dalle email e dagli altri file, Zimbra è in grado di stabilire le correlazioni tra queste e riesce a costruire dei collegamenti. In questo modo è possibile offrire all'utente un'interfaccia molto particolare in grado di render tangibili questi collegamenti. Ad esempio se riceveremo un'email che ha all'interno del proprio corpo un numero di telefono questo verrà riconosciuto ed associato a programmi esterni in grado di fare telefonate su rete fissa come Skype. Oppure davanti a una data sarà possibile collegarla al calendario, magari per fissare un appuntamento. 

Zimbra è anche compatibile con le comuni applicazioni di posta elettronica come Microsoft Outlook, Apple Mail, Ximian Evolution, Mozilla Thunderbird. L'operazione di indicizzazione porta a presentare alcune parole chiave come indirizzi, informazioni personali, ecc. che al passaggio del mouse esplicitano il proprio collegamento con altri elementi o risorse: ad esempio passando il mouse su un indirizzo http verrà visualizzata una piccola anteprima, oppure se è un contatto verranno visualizzate informazioni dettagliate sulla persona. L'utente troverà anche estremamente utile la funzione di ricerca disponibile, in grado di poter cercare velocemente tra le proprie informazioni personali, siano esse email o appuntamenti in agenda. Questa è una delle grandi caratteristiche di Zimbra, attuata con una grande efficienza, grazie alla quale gli utenti saranno in grado di trovare alla svelta quello di cui hanno bisogno.

Per quanto non sia semplicissimo da installare offre anche alcuni aiuti per gli amministratori: ogni email viene salvata su file system in un file specifico (un file per ogni email), mentre tutte le altre informazioni, come ad esempio cartelle create dall'utente, informazioni riguardo la posta letta e quella non letta trovano posto in un database MySQL. Qualora lo stesso file sia presente più volte nell'email (basti pensare a un'email con un allegato inviato a più destinatari sullo stesso dominio) in questo caso non verrà salvato sul disco ogni volta: verrà tenuta un'unica copia alla quale ogni email punterà. Così facendo viene salvaguardato lo spazio sul disco, è possibile ottimizzare meglio le risorse e, cosa di non poco conto, velocizzare i backup ed eventuali restore. Zimbra è un prodotto certamente interessante, uno strumento professionale in più nelle mani di chi voglia investire nel software libero.

Tale configurazione consentirà di ricere ed inviare posta direttamente come Mx primario di posta per i vostri domini.Consentirà inoltre una gestione della posta interna in completa autonomia all'interno della LAN. Inoltre grazie ai sistemi antivirus e antispam consentirà un livello di filtraggio e di sicurezza, amministrabili e configurabili, su tutta la posta in transito in invio e ricezione. In tal modo si metterà al sicuro la posta interna da buona parte dello spam e dei virus consentendo anche un risparmio considerevole di banda internet.

Non ultimo è da considerare che l'uso del protocollo IMAP consente di lavorare con la posta residente sempre sul server, permettendo un accesso completo sia via webmail (AJAX) che da un client differente (Thunderbird, Outlook) e garantendo inoltre un tempo di ripristino in caso guasto prossimo allo zero.